Narudžbe
Svaka narudžba u tvojoj trgovini ima broj (1, 2, 3…) i status. Kupac na mail dobiva potvrdu odmah nakon narudžbe, a ti dobivaš obavijest na svoju adresu iz Postavki.
Statusi narudžbe
Status pokazuje gdje je narudžba u svom tijeku. Svaki status ima svoju boju (chip) u popisu narudžbi:
| Status | Što znači |
|---|---|
| Nova | Narudžba je upravo zaprimljena. Kod kartičnog plaćanja čeka potvrdu uplate |
| Čeka uplatu | Kupac plaća virmanom (uplata na račun). Čekaš da novac sjedne |
| Čeka pouzeće | Kupac plaća pouzećem, pri preuzimanju paketa |
| Plaćena | Uplata je potvrđena (kartica i bon automatski, virman i pouzeće ti ručno označiš) |
| Poslana | Paket je predan dostavi. Kupac automatski dobiva mail |
| Dovršena | Narudžba je isporučena i zaključena |
| Stornirana | Narudžba je otkazana. Kupac dobiva obavijest |
| Refundirana | Novac je vraćen kupcu (vidi „Povrat novca kupcu" niže) |
Ručno kreiranje narudžbe
Gumb „Nova narudžba" otvara dijalog za unos narudžbe koju si primio mimo webshopa (telefonom, na štandu, dogovorno). Unosiš:
- Kupca: „Ime i prezime", „E-mail" i „Telefon".
- Adresu: „Ulica i kućni broj", „Grad" i „Poštanski broj".
- Artikle: poljem „Pretraži artikle..." živo pretražuješ katalog (rezultati se sužavaju dok tipkaš). Klik dodaje artikl kao redak. Količinu podešavaš +/− koračnicima, a redak uklanjaš ikonom koša. Ponovni odabir istog artikla povećava količinu.
- Način plaćanja: „Pouzeće", „Virman" ili „Kartica". Odabir određuje početni status: pouzeće → Čeka pouzeće, virman → Čeka uplatu. Za karticu CMS nakon kreiranja prikaže gotovu poveznicu za plaćanje s rokom od 72 sata. Kopiraš je i pošalješ kupcu (npr. SMS-om ili telefonom pročitaš). Dijalog s poveznicom ostaje otvoren dok ga sam ne zatvoriš, da poveznica ne nestane prije nego je stigneš kopirati.
- Način dostave: padajući izbornik s „Bez dostave" i tvojim aktivnim opcijama dostave (uz cijenu).
- „Pošalji e-mail potvrdu narudžbe": kvačica (zadano isključeno). Ako je uključiš, kupac dobiva potvrdu mailom, zato email tada mora biti upisan.
- Napomenu: po želji, kupčeva napomena uz narudžbu (istu vidiš na otpremnici). Interna bilješka za trgovca nalazi se zasebno u sekciji „Interna bilješka" na detalju narudžbe.
Akcije na narudžbi
Na retku narudžbe trotočkasti izbornik („⋯") nudi radnje:
- Označi plaćenom: dostupno na narudžbi koja još čeka uplatu (Nova, Čeka uplatu, Čeka pouzeće). Narudžba prelazi u Plaćena (isti korak kao ručna potvrda virmana ili pouzeća opisana gore). Dijalog potvrde te izrijekom podsjeća da ovaj klik pokreće fiskalizaciju, ako je uključena (vidi Fiskalizacija).
- Označi poslanom: narudžba prelazi u Poslana. Kupac automatski dobiva mail.
- Označi dovršenom: narudžba prelazi u Dovršena.
- Storniraj: otkazuje narudžbu (Stornirana). Dostupno je za Novu, Čeka uplatu, Čeka pouzeće i Plaćenu narudžbu. Čim narudžba postane Poslana, ova radnja se više ne nudi (vidi „Zalihe" niže). Kupac dobiva obavijest. Ovaj korak se ne može poništiti. Ako je narudžba fiskalizirana, dijalog nudi kvačicu „Storniraj i račun u Argesu" (zadano isključena, svjestan izbor, a ne predodabran) i, ako je uključiš, polje za razlog storna. Ostavljaš li kvačicu isključenom, sam račun u Argesu i dalje čeka storno. To onda rješavaš ručno u ArgesERP-u ili kasnije.
- Povrat: otvara dijalog povrata. Dostupno za plaćene, poslane i dovršene narudžbe (vidi „Povrat novca kupcu" niže).
Na detalju narudžbe imaš iste radnje, plus prekidač „Ne obavještavaj kupca".
Što točno prešućuje „Ne obavještavaj kupca"
Prekidač vrijedi za jednu, sljedeću promjenu statusa. Nakon što je iskoristiš, sam se vrati na isključeno. Nije trajna postavka: kupac koji nikad ne dobije mail „poslano" bi zvao i pitao gdje mu je paket, a takvu štetu bi otkrio tek za mjesec dana.
Kad je uključen, preskače se samo mail koji bi ta promjena statusa poslala (npr. „Poslana", „Dovršena", „Stornirana"). Ne dira:
- potvrdu narudžbe koju kupac dobije pri kreiranju,
- mail o izmjeni stavki (vidi niže),
- bilo koje ponovno slanje maila koje pokreneš ručno.
Iskorišten prekidač i dalje ostavlja trag u audit logu: „prešućena obavijest" se ne gubi bez traga, samo se ne šalje kupcu.
Kad ga je pametno koristiti: kad kupac već zna za promjenu iz drugog razgovora (npr. dogovorio si telefonski da paket šalješ sutra) ili kad ispravljaš sitnu grešku koja kupca ne mora zanimati. Kad ga NE koristiti: kad promjena nosi novu informaciju koju kupac stvarno treba: potvrdu plaćanja, obavijest o otkazivanju, obavijest da je paket krenuo.
Uređivanje podataka narudžbe
Na detalju narudžbe svaka sekcija (Kupac, Adresa dostave, R1 račun, Interna bilješka) ima svoju ikonu „Uredi". Ekran je zadano u načinu čitanja. Polja se ne otvaraju za unos dok sam ne klikneš uredi, da slučajan klik ne promijeni financijski dokument. Gumb „Odustani" vraća polja na zatečene vrijednosti bez spremanja.
Polja koja ne smiješ dirati u trenutnom stanju narudžbe prikazuju se onemogućena, s objašnjenjem zašto. Ne skrivaju se, da znaš da polje postoji.
| Sekcija | Kad je uredivo |
|---|---|
| Kupac (ime, e-mail, telefon) | samo dok narudžba nije fiskalizirana ni otpremljena |
| Adresa dostave | i nakon otpreme, uz upozorenje da je paket možda već na putu |
| R1 račun (tvrtka, OIB) | samo dok narudžba nije fiskalizirana ni otpremljena. Nema iznimku koju ima adresa, jer ti podaci ulaze u sam račun |
| Interna bilješka | uvijek, u svakom statusu, čak i na fiskaliziranoj narudžbi |
Interna bilješka je odvojena od kupčeve napomene s narudžbe (ono što je kupac upisao na naplati). Kupčev tekst se ne prepisuje niti mijenja, ostaje dokaz onoga što je kupac tražio.
Uređivanje stavki narudžbe
Zaključano ulogom. Uređivanje stavki i popusta smije samo upravitelj (i vlasnik). Djelatnik ovu radnju ne vidi.
Dok narudžba još nije naplaćena (statusi Nova, Čeka uplatu, Čeka pouzeće), na detalju narudžbe možeš:
- Dodati stavku: biraš artikl iz kataloga, cijena se uvijek uzima iz kataloga u tom trenutku.
- Promijeniti količinu postojeće stavke.
- Ukloniti stavku.
- Postaviti popust: na pojedinoj stavci (postotak ili fiksni iznos) ili na cijeloj narudžbi (samo postotak). Popust ukloniš odabirom opcije „Bez popusta" na stavci, odnosno ostavljanjem praznog polja za popust na cijeloj narudžbi. Stavka se vrati na punu cijenu.
Čim je narudžba plaćena, poslana, dovršena ili fiskalizirana (ima JIR), uređivanje stavki i popusta više nije moguće. Jedini put za promjenu iznosa plaćene narudžbe je storniranje i nova narudžba (vidi „Ponavljanje narudžbe" niže).
Zaliha se pritom pomiče zajedno s količinom: povećanje skida dodatnu zalihu, smanjenje je vraća. Neke stavke se ne mogu uređivati bez obzira na status narudžbe: kupljeni poklon bon, već izdano digitalno preuzimanje, add-on usluga i stavka čiji je artikl obrisan iz kataloga.
Ako kupac plaća virmanom i iznos se promijeni, CMS te upozori da je kupac možda već uplatio stari iznos. Provjeri internet bankarstvo prije nego označiš narudžbu plaćenom.
Povijest izmjena stavki
Ispod stavki vidiš povijest svih izmjena: svaka linija pokazuje kakva je izmjena bila (dodana/uklonjena stavka, promjena količine, popust), naziv stavke, iznos prije i poslije, te tko je izmjenu napravio (kad je taj podatak poznat). Na dućanu s više zaposlenika to znači da vidiš je li liniju maknuo upravitelj Ana ili upravitelj Marko, ne samo da se nešto promijenilo.
Povrat novca kupcu
Zaključano ulogom. Povrat novca smije samo upravitelj (i vlasnik). Djelatnik ovu radnju ne vidi.
Preko izbornika „⋯" na retku narudžbe (dostupno za plaćene, poslane i dovršene narudžbe) otvaraš dijalog Povrat: biraš puni povrat (cijeli iznos narudžbe) ili djelomični povrat (upišeš točan iznos, npr. za jedan vraćeni artikl). Povrat se zapisuje na narudžbi. Kod punog povrata narudžba prelazi u status Refundirana. Zalihu vraćenog artikla po potrebi vraćaš ručno.
Kvačica „Vrati i poštarinu" je zadano isključena. Poštarina se vraća najviše jednom po narudžbi, pa je to svjestan izbor, ne posljedica brzog klika. Uz djelomični povrat dodaje nevraćeni dio dostave na iznos povrata. Uz puni ga samo zapisuje (puni iznos ju već sadrži).
Polje „Razlog povrata (interno)" (do 200 znakova) je isključivo za tebe: nikad ne ide kupcu, ni u jedan mail ni na narudžbu koju kupac vidi. Služi kao bilješka zašto je povrat izdan (npr. "artikl oštećen u dostavi").
- Kartica preko Stripea: povrat je automatski. Čim ga pokreneš, Stripe vrati novac na kupčevu karticu.
- Kartica preko CorvusPaya ili WSPaya: povrat je ručan. Iznos vraćaš kroz panel tog providera (CorvusPay / WSPay), a povrat u CMS-u služi za evidenciju.
- Virman: novac vraćaš povratnom uplatom na kupčev račun, iz svoje banke.
- Pouzeće: ako je kupac već platio pri preuzimanju, povrat dogovaraš izravno (npr. gotovinski ili uplatom).
Drugim riječima, samo Stripe vraća novac sam. Za sve ostalo CMS zabilježi povrat, a prijenos novca napraviš ti. Za zaseban tijek zahtjeva kupaca (RMA) vidi Povrati.
Oznake
Na detalju narudžbe možeš dodati oznake: slobodan tekst poput „hitno", „reklamacija" ili „čeka odgovor". Oznaka se automatski sprema malim slovima, pa „Hitno" i „hitno" postaju ista oznaka. Popis već korištenih oznaka nudi prijedloge dok tipkaš, a iznad popisa narudžbi možeš filtrirati po oznaci. Oznaku uklanjaš istim putem kojim si je dodao.
Ponovno slanje maila kupcu
Kad kupac kaže da mu potvrda ili obavijest o statusu nije stigla (spam, kriva adresa koju si ispravio), na detalju narudžbe biraš „Pošalji ponovno". Šalje se isključivo na adresu koja je već upisana na narudžbi. Ne možeš poslati na drugu adresu.
Biraš vrstu poruke:
- Potvrda narudžbe: ista poruka koju je kupac dobio pri kreiranju (stavke, iznos, i za virman podaci za uplatu s uplatnicom).
- Obavijest o statusu: trenutni status narudžbe. Dostupna je samo za statuse koji imaju svoj tekst obavijesti (poslana, dovršena, stornirana, refundirana). Za ostale opcija nije ponuđena.
Da spriječi slučajno ponavljanje (dvoklik, dva otvorena taba), isto slanje za istu narudžbu unutar minute se preskače. Dobiješ obavijest da je poruka već poslana, ne grešku.
Obavijest o izmjeni
Kad promijeniš stavke ili popust na narudžbi (vidi „Uređivanje stavki narudžbe" gore), CMS bilježi svaku izmjenu kao neobaviještenu dok kupca izričito ne obavijestiš. Gumb „Obavijesti kupca o izmjeni" šalje jedan mail koji nabraja sve izmjene nastale od zadnje takve obavijesti, ne mail po izmjeni. Ako od zadnje obavijesti ništa nije promijenjeno, gumb javlja da nema što poslati.
Podaci fiskalizacije i Argesa
Na sekciji fiskalizacije vidiš JIR i ZKI računa (svaki uz gumb za kopiranje), te, za kartično plaćanje preko Stripea, ID Stripe transakcije, isto uz kopiranje. Korisno kad tražiš narudžbu u Stripe panelu ili prijavljuješ problem Argesovoj podršci.
Zasebna sekcija „Stanje računa u Argesu" ima gumb za ručno osvježavanje (ikona kružne strelice). Provjerava je li račun stroniran izravno u Argesu. Ovo NIJE isto što i ponovna fiskalizacija: fiskalizacija šalje novi račun, a ova provjera samo čita postojeće stanje. Vrijedi jer storno računa možeš napraviti i ručno u ArgesERP-u, izvan CMS-a. Sekcija ti kaže je li taj korak ostao neriješen i mjesec dana kasnije.
Ponovna fiskalizacija
Fiskalizacija se normalno pokreće automatski čim narudžba prijeđe u status Plaćena. Ako je u tom trenutku Arges bio nedostupan i pokušaji su se iscrpili, narudžba ostaje neprijavljena. Na detalju narudžbe to vidiš kao grešku fiskalizacije.
Zaključano ulogom. Ručno ponavljanje fiskalizacije smije samo upravitelj (i vlasnik). Djelatnik ovu radnju ne vidi.
Gumb „Pokušaj ponovno fiskalizirati" ponovno pokreće prijavu. Dostupan je samo za narudžbe koje su naplaćene (plaćena, poslana, dovršena) i još nemaju JIR. Ako narudžba već ima JIR, ponovni klik ne šalje ništa novo. Sustav vraća postojeći JIR umjesto da prijavi drugi račun za istu narudžbu.
Ponavljanje narudžbe
Zaključano ulogom. Ponavljanje narudžbe smije samo upravitelj (i vlasnik). Djelatnik ovu radnju ne vidi.
Gumb „Ponovi narudžbu" je dostupan samo na storniranim narudžbama. Stvara novu, uredivu narudžbu s istim stavkama, po trenutnim cijenama iz kataloga (ne po starim cijenama sa stornirane narudžbe).
Nakon stvaranja vidiš:
- Prenesenih stavki: koliko je stavki uspješno preneseno.
- Nije preneseno: stavke koje se nisu mogle prenijeti, s razlogom (npr. artikl je ugašen, kupon je istekao, poklon bon je potrošen). Kupon i poklon bon se nikad ne prenose automatski: samo se javljaju, uz podatak vrijede li još.
- Cijena se promijenila: ako se cijena artikla razlikuje od one na izvornoj narudžbi.
Zaliha se pri stvaranju duplikata ne skida ponovno: storniranje izvorne narudžbe ju već nije vratilo, pa bi dvostruko skidanje oduzelo robu koja iz skladišta nikad nije ni izašla drugi put. Zaliha se počinje skidati tek na izmjene koje napraviš na duplikatu (povećanje količine, nova stavka).
Nakon što pregledaš izvještaj, biraš „Ostani na ovoj narudžbi" (zatvoriš izvještaj i ostaješ na izvornoj, storniranoj narudžbi) ili „Otvori novu narudžbu" (prebacuje te izravno na novonastali duplikat, spreman za uređivanje).
Otpremnica
Gumb „Ispis otpremnice" otvara dokument spreman za ispis (Ctrl+P u pregledniku). To je HTML stranica, ne PDF. Otpremnica sadrži adresu i kontakt primatelja, način dostave, popis artikala s količinama i kupčevu napomenu s narudžbe. Namjerno ne sadrži nijedan iznos: dokazuje što je poslano, ne koliko je naplaćeno. Za to služi račun koji izdaje Arges (vidi Fiskalizacija).
Na storniranoj narudžbi gumb ne radi. Pošiljka ne postoji, pa nema što ispisati. Na desktop verziji CMS-a (macOS aplikacija) ispis otpremnice zasad ne radi. Funkcija je dostupna samo u web verziji CMS-a.
Uplata na račun (virman)
Kad kupac odabere uplatu na račun, na potvrdi narudžbe i u mailu dobiva uplatnicu s barkodom koju može skenirati u svojoj banci na mobitelu (mBanking). Podaci se popunjavaju sami: IBAN iz tvojih Postavki, poziv na broj je broj narudžbe.
Kad vidiš uplatu na izvodu, označi narudžbu Plaćenom pa je pošalji.
Zalihe
Zaliha se skida automatski u trenutku narudžbe. Storniranje vraća zalihu automatski, ali je moguće samo dok narudžba nije poslana. Nakon toga se narudžba kroz CMS više ne može otkazati (vidi „Akcije na narudžbi" gore), pa ni pitanje zalihe više ne dolazi u obzir. Fizički vraćen paket (npr. povrat robe nakon isporuke) vraćaš ručno na artiklu.
Neplaćene kartične narudžbe pozadinski posao provjerava svaki sat i nakon isteka roka ih automatski stornira. Rok je 24 sata za narudžbe naručene izravno na dućanu, 72 sata za narudžbe primljene poveznicom (vidi Plaćanje), čime se zaliha vraća i mijenjaju brojke na nadzornoj ploči.
Savjet: artikl koji uvijek možeš nabaviti (npr. radiš po narudžbi) označi opcijom „Dozvoli prodaju u minus". Tada je uvijek dostupan za kupnju, a zaliha smije ići u minus.
Evidencija otvaranja narudžbe
Poveznica na kupčevu stranicu narudžbe (/narudzba/...) ne istječe, zato
se svako njeno otvaranje bilježi, uključujući otvaranje stranice povrata
(„Zatraži povrat"). Evidenciju vidiš samo ti kao vlasnik dućana.
Upravitelj i djelatnik je ne vide.
Ova evidencija je namjerno izvan uobičajene retencije od 12 mjeseci koja vrijedi za audit log. Briše se jedino kad se obriše sama narudžba (ili dućan), ne po proteku vremena. Razlog: poveznica je trajna, pa trag o tome tko ju je otvorio treba trajati koliko i sama poveznica.
Kad kupca "Anonimiziraj (GDPR)" (vidi Kupci) ukloni iz sustava, isti korak iz njegove evidencije otvaranja briše IP adresu i podatke o pregledniku, a vremena otvaranja ostaju. Izvan tog koraka IP se ne prikazuje nigdje u CMS-u. Ako ga zatrebaš zbog zlouporabe (npr. sumnja da narudžbu otvara netko drugi) ili u pravnom postupku, izvozi se izravno iz baze na zahtjev.
Povezane stranice
