Fiskalizacija web shopa, JIR i ZKI automatski

Fiskalni račun nakon potvrđene naplate

WebShopHR može automatski fiskalizirati plaćene narudžbe kroz Arges ERP. Kada narudžba postane Plaćena, račun se u pozadini šalje Argesu, koji ga kreira, zaključava i fiskalizira. Uspješna prijava vraća JIR i ZKI, a sustav ih sprema uz narudžbu te prikazuje kupcu na stranici potvrde narudžbe. Tako se fiskalni podaci dodaju postojećem toku prodaje bez ručnog prepisivanja računa u zaseban program. Fiskalizacija nije zamjena za narudžbe, plaćanje ili Arges; ona povezuje već potvrđenu naplatu s računom koji se prijavljuje kroz Arges.

Što se događa kad narudžba postane plaćena

Okidač je svaki prijelaz u status Plaćena. To može biti potvrda kartičnog plaćanja, poklon-bon koji pokriva cijeli iznos ili ručni klik „Označi plaćenom” nakon virmana i pouzeća. Nakon tog prijelaza WebShopHR šalje račun Argesu, prima JIR i ZKI te ih veže uz istu narudžbu. JIR je jedinstveni identifikator fiskaliziranog računa, a ZKI zaštitni kod izdavatelja. Kupac ne čeka da prijava završi: potvrdu narudžbe dobiva odmah, a fiskalni isječak s podacima pojavljuje se kada prijava prođe.

Za karticu sustav može primiti potvrdu plaćanja automatski. Kod virmana i pouzeća ne zna sam da je novac stigao ili da je naplaćen pri dostavi. Trgovac tada otvara narudžbu i ručno je označava plaćenom; tek taj potez pokreće fiskalizaciju. Dok se to ne napravi, narudžba nema fiskalni račun ni u Argesu ni kod FINA-e. To nije greška CMS-a, nego granica podataka koje sustav može znati bez uvida u bankovni izvod ili gotovinu koju je preuzeo dostavljač.

Postavke i uvjeti za uključivanje

Arges integracija nalazi se u Postavkama. Ondje se upisuju Arges API token, koji je maskiran pristupni ključ Arges instalacije, i Arges Base URL, adresa tog API-ja. Gumb „Sinkroniziraj s Argesom” služi za ručno pokretanje sinkronizacije artikala i zaliha. CMS je ne pokreće sam po rasporedu, pa trgovac odlučuje kada će je izvršiti. Sam unos tokena nije dovoljan da bi račun počeo ići na fiskalizaciju: ta funkcija ima odvojene, jasne uvjete.

Za automatsku fiskalizaciju moraju istodobno postojati uključen master prekidač fiskalizacije, upisan Arges API token i postavljen ID naplatnog uređaja iz Arges instalacije. Token se upisuje u CMS-u. Prekidač i ID naplatnog uređaja u ovoj verziji CMS-a nemaju vlastiti ekran, pa se uključuju uz WebShopHR podršku pri povezivanju s Argesom. Ako nedostaje bilo koji uvjet, narudžbe se ne fiskaliziraju, ali ostatak trgovine nastavlja raditi: narudžbe, potvrde i uplatnice nisu blokirane. Trgovina koja ne posluje kroz Arges može fiskalizaciju ostaviti isključenom.

Jedna narudžba, jedna prijava

Ista narudžba ne može biti fiskalizirana dvaput. Sustav provjerava je li račun već dobio fiskalni trag, pa dvostruki klik, ponovna potvrda plaćanja ili naknadni pokušaj nakon privremene greške ne stvaraju drugi račun. Ako narudžba već ima JIR, ručni pokušaj fiskalizacije ne šalje novu prijavu nego čuva postojeće stanje. Ovo pravilo vrijedi i za automatski proces i za radnju koju pokrećeš na detalju narudžbe, što sprječava dvostruku prijavu istog računa.

Na detalju narudžbe CMS prikazuje podatke fiskalizacije, uključujući JIR i ZKI s mogućnošću kopiranja, te za Stripe kartično plaćanje ID transakcije. Zasebno se može provjeriti stanje računa u Argesu, primjerice je li račun storniran izravno u ArgesERP-u. To osvježavanje samo čita postojeće stanje računa; nije ponovna fiskalizacija i ne stvara novi račun. Prikaz tako pomaže kada treba usporediti narudžbu u CMS-u s podacima u Argesu ili pri prijavi problema podršci.

Što kada Arges privremeno nije dostupan

Ako Arges ili mreža privremeno nisu dostupni, narudžba ne propada i ne briše se. WebShopHR automatski ponavlja prijavu s postupno duljim pauzama, do približno 25 pokušaja tijekom otprilike 20 dana. Kada prijava uspije, JIR i ZKI spremaju se na postojeću narudžbu. Ako se svi pokušaji potroše, na detalju narudžbe ostaje mogućnost „Pokušaj ponovno fiskalizirati”. Ta je radnja dostupna upravitelju i vlasniku za plaćene, poslane ili dovršene narudžbe koje još nemaju JIR.

CMS ne šalje e-mail ni posebnu obavijest kada prijava padne ili kada se pokušaji iscrpe. Grešku vidiš na detalju konkretne narudžbe, pa je korisno povremeno provjeriti narudžbe koje čekaju fiskalizaciju ako Arges dulje nije dostupan. Kada problem nije privremeni ispad nego nedostaje API token ili naplatni uređaj, automatsko ponavljanje nema smisla. Sustav zabilježi razlog, trgovac ili podrška najprije popravljaju Arges postavke, a zatim se na narudžbi pokrene ručni pokušaj bez dodatnog čekanja.

Storno računa nije automatski

Storniranje narudžbe koja ima JIR ne stornira samo od sebe i račun u Argesu. U dijalogu storna postoji zasebna kvačica „Storniraj i račun u Argesu”, zadano isključena, uz obavezan razlog. Tek kada je trgovac svjesno uključi, WebShopHR šalje Argesu zahtjev za storno računa. Narudžba se u CMS-u stornira neovisno o ishodu tog vanjskog poziva. Ako kvačicu ostaviš isključenom, fiskalni račun ostaje aktivan u Argesu dok ga ne storniraš izravno ondje.

CMS ne pamti vlastitu pretpostavku o tome je li račun kasnije storniran, nego njegovo stanje čita uživo iz Argesa. Storno cijele narudžbe dostupan je samo prije slanja; nakon što je narudžba Poslana ili Dovršena, uobičajeni tijek je povrat robe i novca, a ne storno narudžbe kroz CMS. Fiskalni račun takve narudžbe, ako treba stornirati, rješava se izravno u Arges ERP-u. Ova razdvojenost sprječava da promjena jednog statusa netočno obeća rješenje svih računovodstvenih posljedica.

Demo vrijednosti nisu stvarni račun

Stvarni JIR i ZKI nastaju preko FINA-e, uz naplatni uređaj s FINA certifikatom na Arges nalogu. U demo ili testnom okruženju takav certifikat ne postoji, pa CMS može prikazati MOCK-JIR i MOCKZKI vrijednosti. One potvrđuju da tehnički tok radi (prijava, spremanje i prikaz), ali nisu stvarna fiskalizacija. Porezni raspored računa, uključujući PDV razrede te tretman popusta i bonova, ovisi o konfiguraciji naplatnog uređaja na Arges nalogu. Zato fiskalizacija u CMS-u daje automatizirani tok, a stvarne porezne postavke ostaju vezane uz Arges konfiguraciju trgovca.