R1 računi za poslovne kupce

Podaci poslovnog kupca ostaju uz narudžbu

R1 račun služi kada kupac kupuje kao tvrtka ili obrt i treba račun s nazivom poslovnog subjekta i OIB-om za knjiženje troška. WebShopHR te podatke prikuplja pri naplati u dućanu ili pri ručnom unosu narudžbe u CMS-u. Nakon spremanja podaci ostaju vezani uz konkretnu narudžbu: vidiš ih na detalju, možeš izdvojiti R1 narudžbe u popisu, uključeni su u izvoz i, kada je fiskalizacija kroz Arges aktivna, putuju na fiskalizirani račun. R1 nije poseban način plaćanja niti zaseban tok prodaje, nego dodatak postojećoj narudžbi poslovnog kupca.

Kupac R1 bira na naplati

Na blagajni javnog dućana kupac uključuje kvačicu „Trebam R1 račun”. Tek tada se otvaraju dva polja: naziv tvrtke, odnosno poslovnog subjekta koji treba biti na računu, i OIB tvrtke. Kupac podatke unosi prije završetka narudžbe, pa trgovac ne mora naknadno tražiti informacije potrebne za poslovni račun. R1 zahtjev radi uz sva raspoloživa plaćanja: kupac ga može zatražiti uz pouzeće, virman ili karticu. Odabir R1 računa zato ne mijenja način na koji kupac plaća, dostavu niti uobičajeni tijek statusa narudžbe.

OIB se ne provjerava samo po broju znamenki. Sustav provjerava puni hrvatski OIB, uključujući kontrolnu znamenku, istim ISO 7064 MOD 11,10 algoritmom koji koriste Arges ERP i porezna uprava. Ako je broj pogrešan, naplata prikaže grešku i ne dopušta nastavak dok se podatak ne ispravi. To štiti od običnog tipfelera, ali i od niza od 11 znamenki koji izgleda uvjerljivo, a nije valjan OIB. Trenutačna provjera je hrvatska: poslovni subjekt bez hrvatskog OIB-a ne može koristiti R1 opciju, neovisno o tome dolazi li iz EU-a ili druge zemlje.

Isti podaci kod ručne narudžbe

Kada narudžbu zaprimiš telefonom, WhatsAppom, na štandu ili drugim putem izvan webshopa, R1 podatke unosiš u dijalogu Nova narudžba. Uključiš prekidač „Traži R1 račun”, zatim upisuješ naziv tvrtke i OIB. Obrazac odmah signalizira očite probleme poput broja koji nema 11 znamenki, a poslužitelj pri spremanju radi potpunu provjeru s kontrolnom znamenkom. Pravilo je isto bez obzira unosi li podatke kupac na naplati ili trgovac u CMS-u, pa ručno stvorena poslovna narudžba ne zaobilazi zaštitu koja vrijedi na javnom dućanu.

Nakon kreiranja takva se narudžba ponaša kao i svaka druga. Može imati odabrane artikle, količine, popuste, dostavu i jedan od dostupnih načina plaćanja. Za kartičnu ručnu narudžbu CMS može dati poveznicu za plaćanje, dok virman i pouzeće dobivaju svoja početna stanja. R1 podaci prate tu narudžbu kroz obradu, a nisu zapis koji moraš prepisivati u drugu evidenciju. To posebno olakšava rad kada dio poslovnih narudžbi nastaje izravno na webshopu, a dio se dogovara s kupcima izvan njega.

Pronalaženje i pregled R1 narudžbi

Popis Narudžbi nema zaseban R1 stupac, ali iznad popisa postoji filtar koji nudi Svi, R1 račun i Nije R1. Njime možeš brzo izdvojiti samo poslovne narudžbe, primjerice kada pripremaš pregled za knjigovodstvo ili provjeravaš određeni račun. Filtar služi za rad nad stvarnim narudžbama; ne stvara novi popis niti mijenja njihove podatke. Na detalju pojedine narudžbe uz status je vidljiva oznaka „R1 račun”, a naziv tvrtke i OIB nalaze se u posebnoj R1 sekciji.

Ta se sekcija može urediti samo dok narudžba nije fiskalizirana ni otpremljena. Nakon fiskalizacije ili slanja polja su zaključana s razlogom: naziv tvrtke i OIB tada već mogu biti dio prijavljenog fiskalnog računa ili poslani u daljnju obradu. Pravilo je isto kao za druge osjetljive podatke narudžbe: CMS ne skriva da polje postoji, nego pokazuje da izmjena više nije dopuštena. Time se izbjegava situacija u kojoj se podatak na narudžbi razlikuje od računa koji je već izdan.

Izvoz za daljnju obradu

R1 informacije ulaze u CSV izvoz narudžbi. U datoteci orders.csv uz narudžbu postoje stupci r1, r1_company i r1_oib. Prvi označava radi li se o R1 narudžbi, a druga dva nose spremljeni naziv poslovnog subjekta i OIB. Zato izvoz može poslužiti kao provjerljiv popis poslovnih kupaca ili kao ulaz za vanjski knjigovodstveni program, bez ručnog otvaranja svake narudžbe. Budući da podaci dolaze iz konkretne narudžbe, izvoz prati ono što je zaista spremljeno pri kupnji ili pri ručnom unosu.

Izvoz nije zamjena za pregled detalja narudžbe kada trebaš provjeriti stavke, plaćanje ili status, ali olakšava rad s više poslovnih kupaca odjednom. R1 filter u CMS-u i tri stupca u izvozu nadopunjuju se: prvi je brz za svakodnevnu operativnu provjeru, a drugi je praktičan kada podatke treba predati ili obraditi izvan CMS-a. Ne dodaju se pretpostavljeni podaci o firmi; u izvozu su samo podaci koje je kupac ili trgovac stvarno unio uz R1 zahtjev.

Veza s fiskalizacijom, bez dodatnog ručnog koraka

Ako trgovina automatski fiskalizira narudžbe kroz Arges, naziv tvrtke i OIB s R1 narudžbe ulaze u fiskalizirani račun. Narudžba pritom ostaje poslovna narudžba s OIB-om, a ne narudžba fizičke osobe. Fiskalizacija se inače pokreće kada narudžba postane Plaćena. Na detalju narudžbe tada se mogu vidjeti podaci fiskalizacije, poput JIR-a i ZKI-ja, ali R1 modul ne stvara zaseban paralelni račun niti drugi proces plaćanja.

Najvažnije je podatke provjeriti prije trenutka kada se zaključavaju. Ako kupac nije odabrao R1 ili nije unio valjan hrvatski OIB, CMS ga ne može pretvoriti u ispravan R1 zahtjev bez tih podataka. Ako je narudžba već fiskalizirana ili otpremljena, R1 polja više se ne uređuju upravo zato da sačuvaju dosljednost između narudžbe i računa. R1 računi u WebShopHR-u zato povezuju naplatu, ručni unos, obradu narudžbe, izvoz i Arges u jedan dosljedan zapis, bez nepostojećih prečaca ili automatskih pretpostavki o poslovnom kupcu.