Narudžbe od zaprimanja do isporuke

Jedno mjesto za cijeli tijek narudžbe

Modul Narudžbe okuplja sve zaprimljene narudžbe trgovine: svaka ima svoj redni broj, status i detalj s podacima potrebnima za obradu. U popisu možeš filtrirati po statusu i oznaci, a oba filtra rade zajedno. Klik na redak vodi na detalj narudžbe, gdje se čitaju podaci kupca, dostave, stavke, napomene i dostupne radnje. Kupac nakon narudžbe dobiva potvrdu e-mailom, a trgovac prima obavijest na adresu postavljenu u CMS-u. Zato se rad ne svodi na tablicu: isti ekran prati narudžbu od zaprimanja do završetka ili povrata.

Statusi narudžbe

Status pokazuje gdje se narudžba nalazi u procesu. Nova je upravo zaprimljena, a kod kartičnog plaćanja čeka potvrdu uplate. Čeka uplatu odnosi se na virman, dok Čeka pouzeće znači da kupac plaća pri preuzimanju. Nakon potvrde uplate narudžba postaje Plaćena; kartica i poklon-bon to potvrđuju automatski, a virman i pouzeće trgovac označava ručno. Poslana znači da je paket predan dostavi i automatski šalje kupcu e-mail. Dovršena zatvara isporučenu narudžbu, Stornirana označava otkazanu narudžbu, a Refundirana evidentira vraćen novac.

Na retku i na detalju dostupne su radnje koje odgovaraju tom stanju: označavanje plaćenom, poslanom ili dovršenom, storniranje i povrat. Storno je moguće dok narudžba nije poslana, a nakon slanja više se ne nudi. Pri storniranju fiskalizirane narudžbe možeš svjesno odabrati i storno računa u Argesu te po potrebi upisati razlog. Promjena statusa ostavlja trag, a kupac prima relevantnu obavijest. Prekidač „Ne obavještavaj kupca” vrijedi samo za jednu sljedeću promjenu statusa, zatim se sam isključuje i također ostavlja evidentiran trag u audit logu.

Ručna narudžba kada prodaja ne počne na webu

Gumb Nova narudžba služi za prodaju dogovorenu telefonom, na štandu ili drugim putem izvan webshopa. Unosiš ime, e-mail i telefon kupca te ulicu, grad i poštanski broj za dostavu. Artikle tražiš živim pretraživanjem kataloga; odabrani artikl dodaje se kao redak, količinu mijenjaš koračnicima, a redak uklanjaš ikonom koša. Ponovni odabir istog artikla povećava njegovu količinu. Odabireš pouzeće, virman ili karticu, aktivnu opciju dostave ili „Bez dostave”, a možeš dodati kupčevu napomenu i po želji uključiti slanje potvrde e-mailom.

Način plaćanja određuje početno stanje: virman kreće kao Čeka uplatu, a pouzeće kao Čeka pouzeće. Za ručno kreiranu kartičnu narudžbu CMS nakon stvaranja daje poveznicu za plaćanje koja vrijedi 72 sata; možeš je kopirati i poslati kupcu. Ako treba račun na tvrtku, u istom unosu uključiš R1 račun i upišeš podatke tvrtke i OIB. Tako ručna narudžba završava u istom popisu i podliježe istim pravilima obrade kao narudžba nastala izravno na dućanu.

Kontrolirano uređivanje prije naplate

Detalj narudžbe zadano je u načinu čitanja. Svaka sekcija ima vlastitu radnju Uredi, a Odustani vraća zatečene vrijednosti bez spremanja. Podaci kupca te R1 podaci mogu se mijenjati samo dok narudžba nije fiskalizirana ni otpremljena. Adresa dostave ostaje dostupna i nakon otpreme uz upozorenje da je paket možda već na putu. Interna bilješka može se mijenjati u svakom statusu, a razlikuje se od kupčeve napomene koju CMS ne prepisuje.

Samo upravitelj i vlasnik mogu uređivati stavke i popuste, i to dok narudžba nije plaćena. Mogu dodati artikl iz aktualnog kataloga, promijeniti količinu, ukloniti stavku te postaviti postotni ili fiksni popust na stavku odnosno postotni popust na cijelu narudžbu. Nakon plaćanja, slanja, dovršetka ili fiskalizacije stavke su zaključane. Svaka izmjena bilježi se s vrstom promjene, iznosom prije i poslije te osobom koja ju je napravila kada je podatak dostupan. Ako izmijeniš stavke, jednim e-mailom možeš kupca obavijestiti o svim izmjenama od zadnje obavijesti.

Povrat, fiskalizacija i dokumenti

Upravitelj ili vlasnik mogu pokrenuti puni ili djelomični povrat na plaćenoj, poslanoj ili dovršenoj narudžbi. Puni povrat mijenja status u Refundirana, a djelomični omogućuje unos točnog iznosa. Poštarina se vraća samo svjesnim odabirom i najviše jednom po narudžbi; interni razlog povrata ostaje samo trgovcu. CMS evidentira povrat, ali stvarni prijenos novca ovisi o plaćanju: Stripe kartici vraća automatski, dok CorvusPay, WSPay, virman i pouzeće zahtijevaju radnju izvan CMS-a.

Fiskalizacija se normalno pokreće kada narudžba postane Plaćena. Na detalju se vide JIR, ZKI i, kod Stripea, ID transakcije uz mogućnost kopiranja. Ako Arges nije bio dostupan, upravitelj ili vlasnik može pokušati fiskalizaciju ponovno samo za naplaćenu narudžbu bez JIR-a; sustav ne stvara drugi račun kada JIR već postoji. Otpremnica je dokument za ispis iz web CMS-a: sadrži primatelja, dostavu, artikle, količine i kupčevu napomenu, ali namjerno nema cijene ni iznose. Stornirana narudžba nema otpremnicu jer nema pošiljke.

Zaliha, oznake i komunikacija

Zaliha se skida pri narudžbi, a storniranje je vraća dok narudžba još nije poslana. Vraćeni paket nakon isporuke vraćaš ručno na artiklu. Neplaćene kartične narudžbe sustav provjerava i po isteku roka automatski stornira, čime se zaliha ponovno oslobodi. Na detalj možeš dodati oznake poput „hitno” ili „reklamacija”; spremaju se malim slovima, nude postojeće prijedloge i zatim služe za filtriranje popisa.

Ako kupac nije dobio poruku, na detalju možeš ponovno poslati potvrdu narudžbe ili obavijest o trenutačnom statusu na već spremljenu e-mail adresu. Ista poruka za istu narudžbu unutar minute neće se poslati dvaput. Stornirana narudžba može se i ponoviti: nastaje nova urediva narudžba s trenutačnim cijenama, a CMS jasno navodi što nije preneseno i gdje se cijena promijenila. Tako modul Narudžbe čuva povijest izvornog posla, a ipak daje kontroliran put za ispravak ili nastavak prodaje.