Kako se u WebShopHR-u obrađuje povrat novca kupcima?

Povrat novca je osjetljiv trenutak u odnosu s kupcem. Trgovci trebaju jasno znati može li se novac vratiti automatski, kako se bilježi djelomični povrat i što se događa s poštarinom. U WebShopHR-u je tok osmišljen tako da trgovac uvijek zna točno koliko je vraćeno i kojim kanalom. Sustav kupcu ne daje lažna obećanja o automatskom povratu tamo gdje on nije moguć, što štiti ugled trgovine i smanjuje broj reklamacija.

Puni i djelomični povrat, u više navrata

Povrat može biti puni ili djelomični. Ako se ne navede iznos, sustav vraća preostali iznos narudžbe: ukupno umanjeno za već vraćene iznose. Djelomične povrate moguće je raditi u više navrata, sve dok zbroj ne prelazi iznos same narudžbe. Sve se računa u centima, bez decimalnih zaokruživanja, pa se ne može dogoditi da sustav tvrdi da je vraćen iznos koji zapravo ne odgovara zabilježenom.

Automatski povrat postoji samo za Stripe

Jedini način plaćanja koji se može vratiti programski je Stripe, gdje novac ide izravno natrag na karticu kupca kroz Stripeov API. To je moguće samo ako je narudžba stvarno plaćena preko Stripea i ako je u njoj zabilježen identifikator Stripe transakcije.

Za CorvusPay, WSPay, virman i pouzeće WebShopHR ne laže da je automatski povrat izvršen. Umjesto toga trgovcu prikaže jasnu uputu da novac treba vratiti ručno kroz stvarni kanal plaćanja.

Povrat poštarine najviše jednom

Ako je uz narudžbu naplaćena dostava, trgovac može odlučiti da se uz djelomični povrat vrati i dio poštarine. Sustav to dopušta najviše jednom, a iznos se ne može premašiti naplaćene poštarine. Kod punog povrata poštarina se već uključuje u preostali iznos, pa se ne dodaje zasebno da se ne bi dogodilo dvostruko vraćanje. Ta ograda sprječava greške kad dvije osobe istovremeno obrađuju istu narudžbu.

Interni razlog, ne mail kupcu

Svaki povrat može imati internu bilješku o razlogu. Ta bilješka namijenjena je trgovcu i osoblju. Ne ide u mail kupcu, pa u njoj možeš zapisati i osjetljive napomene poput broja kartice ili naziva robe. Sustav ograničava duljinu razloga na 200 znakova, kako polje ne bi postalo arhiva dokumenata ili skladište osobnih podataka.

Razina prava za povrat

Povrat novca nije radnja koju može obaviti bilo tko u trgovini. Endpoint za povrat zahtijeva odgovarajuću razinu ovlaštenja, a djelatnik s nižim pravima ju ne može doseći. To sprječava slučajno ili zlonamjerno vraćanje novca.

E-mail kupcu tek na punom povratu

Kupac dobije obavijest o povratu tek kad narudžba pređe u status „refundirana", odnosno kad je riječ o punom povratu. U tom mailu piše da su sredstva vraćena i da će, ovisno o banci, stići za 3 do 10 radnih dana. Za djelomične povrate kupac ne dobiva zaseban mail, jer je stvarna transakcija još uvijek u tijeku i najčešće se obrađuje ručno.

Povrat novca i povrat robe su odvojeni

WebShopHR razlikuje novčani povrat od povrata robe. Kupac može zatražiti povrat robe unutar zakonskog roka od 14 dana, a trgovac taj zahtjev odobri ili odbije kroz CMS. Novčani povrat, međutim, ostaje zasebna ručna odluka koju trgovac donosi nakon pregleda vraćene robe. Ta razdvojenost omogućuje da trgovac umanji povrat za poštarinu ili oštećenje robe prije nego što se novac pošalje natrag.

Povrat ne mijenja zalihu ni fiskalni račun automatski

Povrat novca je isključivo financijska radnja. Zaliha vraćenog artikla se ne povećava sama: funkcija koja vraća zalihu poziva se samo pri stornu narudžbe prije slanja, nikad iz povrata ili prihvaćenog zahtjeva za povrat robe. Ako je artikl ponovno prodajan, trgovac zalihu mora ručno ispraviti u katalogu.

Isto vrijedi za fiskalni račun. Za narudžbu koja je već poslana ili dovršena, upravo statuse u kojima se povrat najčešće i traži, sustav ne dopušta storno cijele narudžbe kroz CMS, pa se ni fiskalni račun ne stornira automatski uz povrat novca. Trgovac to po potrebi obavlja izravno u Arges ERP-u.

Povijest i webhookovi

Svaki povrat se bilježi u povijesti statusa narudžbe s izvorom koji označava refund. Kad se napravi puni povrat, šalje se i odlazni webhook o refundu, tako da se vanjski sustavi (primjerice knjigovodstvo ili CRM) mogu automatski ažurirati.

Iznos koji je vraćen, iznos poštarine i interna bilješka odmah su vidljivi u detalju narudžbe. Time trgovac i knjigovodstvo uvijek imaju jednu istinitu točku za povrat novca, bez potrebe za zasebnim tablicama ili ručnim izračunima.

Više o temi: Plaćanja u web shopu.