Kako unositi i pratiti narudžbe bez grešaka?
Kad narudžbe dolaze s više kanala (telefona, WhatsAppa, štanda ili izravno s web shopa), trgovac želi jedno mjesto na kojem svaka stavka završava ispravno i na kojem se ne može slučajno prodati robe koje nema na skladištu. WebShopHR vodi cijeli tijek kroz CMS: od ručnog unosa do praćenja statusa i povrata.
Osam statusa i povijest promjena
Sustav razlikuje osam statusa narudžbe: nova, čeka uplatu, čeka pouzeće, plaćena, poslana, dovršena, stornirana i refundirana. Svaki status ima strogo određene sljedbenike, pa se ne može dogoditi da se stornirana narudžba slučajno označi poslanom ili da se plaćena vrati natrag u stanje „nova".
Promjena statusa bilježi se u povijesti zajedno s izvorom (CMS, webhook pružatelja plaćanja, povrat novca ili automatski storno), tako da je uvijek vidljivo tko ili što je napravio prijelaz.
Ručni unos narudžbe
Ručne narudžbe primaju se telefonom, putem društvenih mreža ili na štandu. U CMS-u trgovac bira kupca, adresu, način plaćanja, opcije dostave i artikle. Može odabrati i varijantu artikla, uključiti R1 račun s OIB-om tvrtke, te dodati internu napomenu koja ostaje vidljiva samo u trgovčevom pregledu.
Količina mora biti najmanje jedan, a gornja granica je tehnička i ostavlja dovoljno prostora za velike narudžbe. Cijena i naziv svake stavke ne unose se ručno: sustav uvijek čita trenutnu cijenu i naziv iz kataloga, pa je nemoguće upisati krivi iznos ili pogrešan naziv. Ako artikl nije aktivan u katalogu, unos se odbija odmah.
Zaštita zalihe i način plaćanja
Za vrijeme unosa ručne narudžbe sustav provjerava i troši zalihu u istoj baznoj transakciji. Ako nema dovoljno zalihe za odabrani artikl ili varijantu, narudžba se odbije s jasnom porukom koja navodi koji artikl je problem.
Ako artikl dopušta prodaju u minusu, sustav to poštuje i u ručnom unosu. Integracijski testovi pokazuju da istovremeni kupci ne mogu spustiti zalihu ispod nule. Zaliha završava na točno nula kad je rasprodana, nikad u minusu.
Način plaćanja određuje početni status. Pouzeće odmah postavlja narudžbu u „čeka pouzeće", virman u „čeka uplatu", a kartična narudžba ostaje „nova" dok kupac ne plati. Kod ručnog unosa trgovac može odlučiti želi li odmah poslati potvrdni e-mail kupcu. Korisno kad se unose povijesne narudžbe, jer kupac tada ne dobiva nepotrebnu obavijest.
Kod virmana potvrdni mail kupcu odmah sadrži IBAN, poziv na broj prema modelu HR00, iznos i poveznicu na uplatnicu s barkodom.
Redni broj, praćenje i fiskalizacija
Svaka narudžba dobiva redni broj po dućanu (1, 2, 3…) koji služi i kao ljudski čitljiv identifikator. Taj redni broj postaje istovremeno i poziv na broj kod uplate virmanom, a uz njega se generira i tajni pristupni token.
Zahvaljujući tom tokenu kupac ne treba otvarati račun: iz potvrdne e-mail poruke otvara javnu stranicu narudžbe gdje vidi trenutni status, fiskalni isječak, digitalne datoteke i, ako je u roku, može podnijeti zahtjev za povrat.
Jedan klik na „plaćena" u CMS-u pokreće cijeli lanac: izdaju se download tokeni za digitalne proizvode, aktiviraju kupljeni poklon bonovi i pokreće fiskalizacija. Taj lanac je idempotentan, pa dvostruki klik, dva otvorena CMS taba ili ponovljeni HTTP zahtjev ne mogu izdati bon dvaput, poslati dupli fiskalni račun ili napraviti dupli zapis u povijesti statusa. Sustav dopušta ponavljanje istog statusa, ali ne dopušta neispravne prijelaze.
Povrat u zakonskom roku
Povrat se pokreće s javne stranice narudžbe, bez registracije, i to samo ako je narudžba već plaćena, poslana ili dovršena. Zakonski rok od 14 dana teče od dana kad je roba dostavljena kupcu, ne od datuma narudžbe. Za jednu narudžbu može postojati samo jedan zahtjev, što sprječava zloupotrebu.
Tijek povrata ima pet statusa (zatražen, odobren, odbijen, zaprimljen i vraćen) s jasnim prijelazima. Trgovac odobrava ili odbija zahtjev, bilježi interne napomene koje kupac ne vidi i zadržava kontrolu nad novčanim iznosom povrata. Pri svakoj promjeni statusa kupac i trgovac dobivaju obavijest.
Ručne narudžbe, praćenje preko tajnog linka, zaštita zalihe od prodaje u minus (oversell guard) i odvojen tijek povrata zajedno pokrivaju prodajnu operativu bez potrebe za pisanjem stavaka u tablicu izvan sustava.
Česta pitanja.
Mogu li unijeti narudžbu primljenu telefonom, bez da je kupac ništa naručio na webu?
Da, ručna narudžba se unosi izravno u CMS-u: biraš kupca, način plaćanja i artikle, a cijena i naziv uvijek dolaze iz kataloga.
Može li se dogoditi da prodam artikl kojeg nema na zalihi?
Ne, sustav provjerava i troši zalihu u istoj baznoj transakciji, pa integracijski testovi pokazuju da zaliha nikad ne padne ispod nule, čak ni kod istovremenih kupaca.
Treba li kupac otvoriti račun da bi pratio svoju narudžbu?
Ne, dovoljan mu je tajni link iz potvrde narudžbe, gdje vidi status, fiskalni isječak i može podnijeti zahtjev za povrat.
Što ako dvaput kliknem „plaćena“ ili otvorim narudžbu u dva CMS taba?
Ništa loše. Cijeli lanac je idempotentan, pa dvostruki klik ne izdaje bon dvaput niti šalje dupli fiskalni račun.
Koliko dugo kupac ima za podnijeti zahtjev za povrat?
14 dana od dana kad je roba dostavljena kupcu, ne od datuma narudžbe, i to samo jedan zahtjev po narudžbi, uz uvjet da je narudžba već plaćena, poslana ili dovršena.