Koje e-mailove šalje sustav i kako izgledaju?

WebShopHR šalje niz imenovanih transakcijskih poruka, svaka u HTML-u i običnom tekstu, s brandingom dućana. To su: potvrda narudžbe kupcu, obavijest trgovcu o novoj narudžbi, obavijesti o statusima poslano, dovršeno, stornirano i refundirano, obavijest o novom zahtjevu za povrat trgovcu i obavijest o promjeni statusa povrata kupcu.

Uz to, tu su digitalna isporuka s linkovima za preuzimanje, poklon bon primatelju, magic link za prijavu kupca, potvrda registracije trgovcu, zakazani tjedni ili mjesečni KPI izvještaj te mail za vraćanje napuštene košarice.

Potvrdni mail narudžbe i sam postupak narudžbe nastaju u istoj baznoj transakciji, pa ne može ostati potvrda bez narudžbe niti narudžba bez potvrde.

Predložak, branding i pristupačnost

Svaka poruka šalje se kao multipart/alternative: uz HTML ide i običan tekst s istim sadržajem. To povećava pristupačnost klijentima koji ne prikazuju HTML, kao i ocjenu isporučivosti pošte. Svi kupčevi mailovi rade preko zajedničkog responzivnog predloška.

Uzima se logotip i naglasna boja dućana, a svi stilovi su ugrađeni u HTML kako bi mail dobro izgledao u Gmailu, Outlooku i ostalim klijentima bez vanjskih CSS datoteka. Predložak ima maksimalnu širinu pogodnu za ekrane i mobilne uređaje, a na dnu po defaultu stoji „Powered by WebShopHR". Na Pro i Enterprise paketu taj se natpis uklanja i u podnožju svih mailova i u dućanu.

CMS nudi živi pregled potvrdnog maila. Pregled koristi isti predložak kao prava poruka, ali s umjetnim podacima, pa trgovac vidi kako će mail izgledati s vlastitim logotipom, bojom i nazivom dućana, a da pritom ne vidi tuđi branding.

Prilikom stvarnog slanja linkovi u mailu vode na kanonsku domenu dućana: vlastitu verificiranu domenu ako postoji, inače na pouzdanu platformsku adresu. Tako se izbjegava slanje kupaca na noindex poddomenu.

Ispravan pošiljatelj i adresa za odgovor

Svaka poruka šalje se s ispravnom From i Reply-To adresom. From je adresa dućana samo ako trgovac ima Pro ili Enterprise paket i verificiranu mail domenu, uz potvrdu DNS zapisa. U suprotnom sustav bira platformsku verificiranu adresu kako mail ne bi završio u spamu zbog neovjerene domene.

Reply-To uvijek ostaje trgovčeva obavijesna adresa, pa kupac odgovara izravno trgovcu, a ne platformi. Naziv pošiljatelja se čisti od znakova koji bi mogli narušiti mail zaglavlja prije nego što ode u predložak.

Prioritet slanja i ponovni pokušaji

Poslovi za slanje mailova razvrstani su po važnosti. Oni koji su kritični za kupca (potvrda narudžbe, obavijest o statusu, poklon bon, digitalna isporuka, povrat) ostaju na glavnom redu. Teški pozadinski poslovi (reindeks tražilice, Arges sinkronizacija, embeddinzi, retencija podataka, izvještaji) idu na zasebni pozadinski red s vlastitim radnicima, tako da istovremena velika obrada ne zadržava obavijesti kupcima.

Unutar svakog reda poslovi dobivaju prioritet prema paketu: Enterprise prvi, zatim Pro, pa Free, pa hitne poruke ne čekaju iza sporih poslova manjih paketa. To je pokriveno testovima redova i prioriteta.

Mailovi imaju ograničen broj ponovnih pokušaja. Ako SMTP ili DNS padnu na kratko, sustav pokuša ponovno unutar nekoliko sati, ali ne vječno. Nije poželjno da kupac primi poruku „vaša narudžba je poslana" tri dana nakon što je paket već stigao.

Neki pozadinski poslovi, poput dnevnog čišćenja starih podataka, imaju samo jedan pokušaj jer je njihov sljedeći period zapravo novi pokušaj. Ako redak za mail više ne postoji (npr. obrisan je staging tenant), posao se otkazuje umjesto da troši pokušaje beskonačno.

Što kupac i trgovac vide u mailu

U potvrdnom mailu kupac vidi popis kupljenih artikala s količinom, cijenom, dostavom, popustom i ukupnim iznosom. Ako je plaćanje virmanom, mail sadrži IBAN, poziv na broj prema modelu HR00, iznos i poveznicu na uplatnicu s barkodom koju može skenirati u mobilnoj aplikaciji banke.

Kod kartične narudžbe u statusu nova dobiva rok i poveznicu za plaćanje. Kod statusnih obavijesti dobiva jasan opis promjene i poveznicu na javnu stranicu narudžbe. Osim kupcu, trgovac odmah dobije obavijest o novoj narudžbi na svoju obavijesnu adresu s brojem narudžbe, kupcem, načinom plaćanja i ukupnim iznosom.